マイナンバー導入手順(中小規模事業者向)

※あくまでも例示です。会社によっては内容も順番も違ってきます。


1.個人情報取扱担当者等を決めましょう

情報漏えい防止のために、マイナンバーに携わる人を限定し担当者を決めましょう。企業では社会保険手続き、税手続を扱いますので、通常は人事・総務・経理なども担当者になると思われます。複数いる場合は、責任者も決めてください。

2.担当者等がマイナンバー制度を理解しましょう

経営者、担当者の方は、まずは最低限の制度理解が必要です。取りあえず内閣府のマイナンバーホームページにある説明動画を見るところから始めましょう。その次にできれば関連書籍を読んだり、セミナーに参加されるなどされるとよいかと思います。

3.従業員等に個人番号を受取り、保管するように通知しましょう

マイナンバー(個人番号)は、非常に重要な個人情報となりますので、捨てたり無くしたりしないように大切に保管するように伝えてください。

4.取扱業務と対象者を洗い出しをしましょう

マイナンバーの利用は、法律で限定されています。それ以外で利用することができません。将来的には利用範囲が広げられる予定ですが、法施行当初は、社会保障制度、税、災害対策に限られます。事業者様におかれては、雇用保険・社会保険手続き、税の源泉徴収手続、法定調書などが対象となります。

5.実際の業務フローを考えましょう

法律に従って、マイナンバーを実際に取り扱う場合のシュミレーションをしてみてください。取得、利用、保存、提供、削除・廃棄など、それぞれの場面でどのようにするかを考えましょう。

6.取り扱う場所等を決めましょう

マイナンバーを取得したあと、その辺に置きっぱなしというのはいけません。情報漏えいを防止するためにも、できるだけ取り扱う場所、パソコン、保管場所などを限定し、関係のない者が容易にみられないような対策が必要です。

7.パソコン等のセキュリティ対策を見直しましょう

セキュリティ対策は費用もかかるので、どこまでできるか会社によって色々と事情はあるかと思いますが、できる限りの範囲で、アクセス制御やユーザーの限定、セキュリティ対策ソフトを最新に保つなど、情報漏えい対策を講じましょう。

8.社内規程の整備をし、従業員に周知しましょう

マイナンバーの利用目的の告知義務など、従業員に伝えないといけないこと、また従業員に守らせないといけないこと、安全管理措置等のルール作りなど、なにを就業規則入れるのか、また取扱規程をどのような形にするのかなど企業の規模等により変わります。自社でわかりづらい場合は、社会保険労務士などの専門家にご相談ください。

9.委託先の選定

個人番号関係事務を委託する場合は、信頼できる事業所へ

10.社内のチェック体制を構築しましょう。

施行後も、取扱規程がしっかりと守られているか情報漏えいの危険はないかなど、担当者任せにせず会社として情報漏えい防止に努めましょう。定期的な監査、業務フローの見直しも必要かもしれません。